L'archivage
Dans cette vidéo, je vais vous parler de classement mais surtout d’archivage. Le classement fera l’objet d’une autre vidéo.
Qu’elle est la différence entre classement et archivage ?
Le classement est le rangement quotidien ou hebdomadaire que l’on effectue dans ses papiers ou dans son entreprise, pas moins que cette fréquence sinon on est noyé !
L’archivage quant à lui, consiste à mettre ce rangement dans des boîtes, souvent dans une pièce à l’écart, la plupart du temps en fin d’année.
Que l'on soit un particulier ou une entreprise, l'archivage est un passage obligé. Pour pouvoir ranger nos documents récents, il faut bien se "débarrasser" des plus anciens.
Toutefois, il faut être vigilant. On ne « jette » pas son classement dans des boites sans mettre en place une logique d’archivage.
Quelle méthode utiliser pour bien archiver et retrouver ses papiers anciens au cas où ?
On commence par sortir les documents des classeurs et autres dossiers, pour les réutiliser pour l’année à venir, on utilise alors des élastiques (assez larges sinon ils ne se conservent pas biens) ou un système de reliure spécial archivage.
On conserve la façon dont on fait son rangement, classement alphabétique, chronologique, thématique… et il suffit de mettre en boites.
Chaque boite doit comporter inscrit au marqueur : une ANNEE, son CONTENU et un NUMERO d’archivage.
Il faut tenir une liste d’archivage de type numérique ? Sous forme de tableau excel par exemple.
Peut-on tout archiver ? A quelle fréquence ?
Les documents qui ne servent pas plus d’une année peuvent être archivés. En général, on archive en fin d’année civile, et parfois en cours d’année si l’exercice fiscal intervient à une autre date.
Combien de temps conserver les documents ?
Une fois les documents archivés, ils doivent être gardés en bon état durant une certaine durée. Ensuite, ils pourront être détruits.
Ci-dessous vous trouverez 2 liens qui vous indiquent combien de temps il faut conservés les documents. 1 lien pour les particuliers et 1 pour les entreprises.
Par exemple, les pièces comptables d’entreprises doivent être conservées 10 ans après la date de la clôture de l’exercice. Pour les particuliers, les relevés de comptes se gardent 5 ans.
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029
Dans quels cas utiliser l'archivage numérique ?
Avant toute destruction définitive de vos archives, je vous conseille de les numériser.
Certains de vos documents seront surement déjà numérisés pour leur traitement courant, mais il est aussi utile d’en faire une sauvegarde globale lors la mise en boite des archives et d’en garder une copie sur un disque dur externe ou un cd-rom.
